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酒泉市高新园人力资源有限责任公司外派员工档案管理制度

更新时间：2021-01-22 13:38:12 | 点击次数：963次

为进一步建立健全公司规章制度，维护公司及外派员工的合法权益，避免纠纷产生，促进企业健康发展，结合实际情况制定本档案管理制度。本制度适用于对劳务外派员工的聘用及管理，请各部门相互配合，严格执行。
第一条 基本原则
公司招聘录用外派员工的档案管理遵循统一领导、归口管理的基本原则，档案管理机构对外派员工的全部档案实施综合管理。
第二条 基本要求
档案经手及管理部门要维护档案的完整与安全，便于公司对档案的有效利用。
（一）档案的完整：一方面，从数量上，要保证档案的齐全配套，不使应该集中保存的档案缺文短页，杂乱无章；另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，严防对档案人为地割裂分散，或者零乱堆砌。
（二）档案的安全：一方面，从档案的物质安全上说，要努力采取科学措施，对外派员工的档案进行很好的管理和保护，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；另一方面，要加强保密工作，严防档案的丢失和失密、泄密现象的发生。
   第三条 外派员工个人档案的形成
   严格遵守外派员工的招录流程，并将外派员工在各阶段签署形成的书面文件及个人提交的文件材料归入外派员工个人档案，编号归档。档案材料根据不同应聘岗位的要求包括以下项目：
   （一）应聘登记表。
   （二）笔试成绩表及面试评价表。
   （三）体测表。
   （四）体检表。
   （五）培训登记表。
   （六）考核登记表。
   （七）社会保险个人信息采集表。
   （八）外派员工告知书。
   （九）无犯罪记录证明（声明）。
   （十）个人承诺书。
   （十一）劳务协议或劳动合同及补充协议原件。
   （十二）外派员工手册签收凭证（公司联）。
   （十三）个人身份信息、学历证书、资格证书、职称证明等材料复印件。
   （十四）员工离职相关材料。
   （十五）解除（终止）合同证明。
   （十六）其他与外派员工聘用招录有关的书面文件。
   第四条 档案管理
   （一）管理部门外派员工档案归口公司综合办公室，归入人事档案类别，与公司其他档案分类编辑，统一管理。
   （二）归口管理
   1.归档前，要对归档材料进行鉴别，按照材料的属性、内容、编号确定其归档的具体位置。
   2.归档时要对材料的真实性进行鉴别后方可归档。
   3.及时将新材料归入档案中。
   （三）档案的查（借）阅
   1.查（借）阅外派员工档案须经公司分管领导审核批准后方可，特殊情况下须经董事长审批，并进行借阅登记。
   2.使用人因入党、学历提升、职称晋升、考试等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由档案管理人员向证明人核实情况后，可以出具证明材料。
   3.档案管理员要做好归档记录、查（借）阅记录。档案借阅最长时间为一周，若借阅人未按规定及时归还所借档案，档案管理人要及时催还，必要时为其续办延长借阅手续，并要求到期归还。
   4.档案管理员在出借档案时要核实档案材料，并在档案归还时核对材料是否完整或损坏，如发现材料损坏或丢失应及时向分管领导汇报。
   （四）档案的保存和销毁
   1.档案管理人员不得对档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
   2.档案管理员要定期对档案进行检查，防治霉变、虫蛀，防火、防水、防盗。
   3.档案原则上永久保存，对于已辞（退）职外派员工的个人档案，原则上自离职之日起10年后方可销毁，销毁时须经公司领导批准，并做好销毁记录。
   第五条 制度生效
   （一）本档案管理制度自即日起开始实施，在实施过程中应结合实际情况不断进行完善，重新编辑或编制补充文件附于本文件之后。
   （二）《外派员工档案借阅申请单》、《外派员工档案借阅登记表》、《外派员工档案销毁申请单》作为本文件附件。

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